فرآیند اجرای سامانه یکپارچه مدیریت جلسات ، مصوبات و اتوماسیون اداری شورای اسلامی شهر رشت وارد فاز اجرایی شد

به گزارش روابط عمومی و امور بین الملل شورای اسلامی شهر رشت – سید امیر حسین علوی، اظهار داشت: یکی از مطالبات به حق مردم، آگاهی آنان از عملکرد شوراهای اسلامی است و این مهم باید به صورت شفاف ارائه شود.

رییس شورا افزود: به جهت ضرورت شفاف سازی عملکرد و الکترونیکی نمودن کلیه فرآیندهای شورای اسلامی شهر رشت به همت فنآوری اطلاعات شورا و سازمان فاوا شهرداری رشت قرارداد سامانه یکپارچه مدیریت جلسات، مصوبات و اتوماسیون اداری شورا انجام و وارد فاز اجرایی شد.

مسئول فناوری اطلاعات شورا در این خصوص بیان داشت: کلیه مراحل امور اداری شورا، دبیرخانه، پرسنل، خدمات ارائه شده در شورا ، امور مربوط به جلسات صحن شورا ، کمیسیون ها ، قوانین و مقررات ، بانک مصوبات و … مستندسازی شده و بصورت فلوچارت آماده و جهت پیاده سازی در اختیار شرکت برنده استعلام قرار گرفته است.

سعید جعفری ادامه داد: رای گیری الکترونیک در صحن شورا و کمیسیون های شورا و تهیه الکترونیکی صورتجلسات با امکان امضای الکترونیکی اعضا، تعریف کارتابل مخصوص اعضا و پرسنل، ایجاد نامه و پاسخ دادن به نامه با کم ترین کلیک، امکان جست و جوی پیشرفته ، مشاهده تغییرات نامه در ویرایش‌های مختلف، کارتابل هوشمند (با امکان تعریف رویه های ثابت و منعطف)، پشتیبانی از انواع مرورگرها، مدیریت جلسات پویا و تابلوی اعلانات، داشتن نسخه مجهز جهت استفاده در موبایل، امکان آرشیو نامه‌ها و مدارک با قابلیت زونکن بندی و تعیین سطح دسترسی، سرعت و سهولت و امنیت در ارسال انواع فایل‌ها در بستر اتوماسیون، فکس، ایمیل، پیگیری و نظارت بر روند گردش و اقدامات انجام شده بر روی نامه‌ها و ارسال SMS و اطلاع رسانی در هنگام ارجاع نامه، امکان ارتباط بین دبیرخانه‌ای (ارتباط با شهرداری) و سرویس الکترونیکی ارسال مکاتبات بصورت نفر به نفر و بین سازمان های همکار و یا سازمان‌های دارای زیر مجموعه و … از جمله ویژگی های سامانه مذکور است که برای نخستین بار در بین شوراهای اسلامی کشور بصورت یکپارچه انجام می گیرد.

وی افزود: در مرحله نخست در کمتر از یکماه سامانه مصوبات و متعاقبا ظرف چهار ماه سیستم اتوماسیون اداری شورای اسلامی شهر رشت به بهره برداری خواهد رسید.